Según (MULLER, 2005) diagrama de Pareto (Sistema ABC) se puede llevar a cabo para clasificar los artículos de acuerdo a:
• La demanda
• El costo
• La rentabilidad
• Las ventas
• Importancia
El Pareto dice que dentro de un conjunto de cosas, aproximadamente el 20% de ella tiene concentrado el 80% del valor de todos de los artículos, y que el restante 80% solamente concentra el 20% del valor de todos los artículos.
De acuerdo con (MULLER, 2005) por medio de este sistema de categorización ABC de los inventarios, se pueden identificar estrategias y políticas diferenciadas por su gestión y control, de la siguiente forma:
Clase A
• Mantener un stock de seguridad.
• Proveedores confiables.
• Conocer el tiempo de reposición.
• Utilizar un sistema de pedidos ágil y seguro.
Clase B
• Conservar un stock de seguridad bajo.
• Proveedores con cierto grado de confiabilidad.
• Conocer el tiempo de reposición.
• Utilizar un sistema de pedidos ágil y seguro.
Clase C
• Se puede decidir no mantener un stock de seguridad.
• Es recomendable conservar un bajo volumen en el inventario de este tipo de productos.
Como conclusión la clasificación debe hacerse periódicamente, pues los artículos pueden ir cambiando su comportamiento con el tiempo y así, por ejemplo, un producto B puede convertirse en un A o un C y viceversa. Por otro lado, en esta clasificación de ABC, se deben concentrar los esfuerzos más que todo en aquellos pocos bienes que generan el 80% de las ventas; ya que estos influyen también sobre el 80% de la rotación total.
El criterio de clasificación ABC se determina por el Principio de Pareto de la venta a costo en ($) del periodo del total de la categoría del propio producto. El criterio es la siguiente Tabla 2.1.
Tabla 2.1: Criterio de clasificación de diagrama de Pareto
Fuente: Elaboración Propia (2017) a base de (Müller 2005)
2.2.2. Descripción del modelo Norma Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA)
2.2.2.1. Definición del Modelo Norma Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA)
El modelo de BPA constituye un conjunto de normas mínimas obligatorias que deben cumplir los ambientes de almacenamiento y que en ella contenga los materiales de consumo, llamadas materias primas, insumos y énfasis así como productos en procesos, a granel o terminados, los almacenes deberán guardar las relación a la instalación en tratamiento y en procedimientos, aplicable a empresas importadoras, distribuidoras, sucursales, establecimientos farmacéuticos, almacenes de instituciones del Sector Público y Privado, Centros de distribución.
2.2.2.2. Componentes del Modelo Norma Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA)
Los elementos básicos necesarios para el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento, considerados en la presente Norma son:
a. Personal
- Los almacenes deben contar con el número adecuado de personal calificado bajo la responsabilidad de un profesional, con la autoridad suficiente para diseñar, implementar y mantener un sistema que garantice el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA).
- Las tareas específicas de cada persona deben definirse por escrito. Cada tarea debe ser delegada a la persona idónea y no deben haber vacíos o superposiciones en las responsabilidades relacionadas al cumplimiento de las BPA.
- Debe proveerse a todo el personal la capacitación y entrenamiento apropiado en BPA y documentos relacionados. La capacitación debe ser inicial y continua; y su implementación debe ser evaluada periódicamente, llevando los registros respectivos.
- Se deben establecer programas especiales de capacitación para el personal que trabaja en áreas donde se manipulan materiales altamente activos, tóxicos y sensibilizaste. Los programas de capacitación deben estar al alcance de todo el personal involucrado y se debe llevar un registro de dichos programas.
- Cualquier persona con enfermedad transmisible o lesiones abiertas en superficies descubiertas del cuerpo no debe trabajar en áreas de almacenamiento.
- Deben adoptarse las medidas necesarias para impedir el ingreso de personas no autorizadas a las áreas de almacenamiento.
b. Infraestructura
En el diseño del almacén se debe considerar los siguientes aspectos:
- Ubicación. El área de almacenamiento debe estar ubicada en un lugar donde se eviten riesgos de contaminación de materiales o de productos.
- Áreas. Según las condiciones del almacén, tamaño y tipo de materiales almacenados, se debe contar con los siguientes espacios: recepción, despachos, administración, servicios públicos, vestidores, controladores ambientales, espacio destinado a extintores y área de almacenamiento propiamente dicha.
- Fácil movimiento. El espacio en el interior del almacén debe facilitar el movimiento del personal y de los productos. Son recomendables los diseños de una sola planta. Si se utilizan divisiones, situar las paredes y las puertas de tal manera que faciliten el flujo. Se debe procurar que las operaciones se desarrollen de manera unidireccional.
- Las paredes, pisos y techos deben ser de fácil limpieza y diseñados de tal manera que se evite el ingreso de insectos, aves, roedores, polvo y otros contaminantes.
- Iluminación. Los almacenes deben garantizar una iluminación que dé lugar a condiciones agradables de trabajo. Sin embargo deben evitarse ventanales grandes o claraboyas que permitan la entrada directa de la luz solar sobre los productos o estantes ya que la radiación solar.
- Ventilación. Se debe asegurar los cambios de aire necesarios o permitir la circulación de aire adecuado a fin de evitar los riesgos de contaminación cruzada ocasionados por poca ventilación.
- Temperatura. Se consideran condiciones normales de almacenamiento, un local seco, bien ventilado a temperaturas, dependiendo de las descripciones de los productos.
Áreas de almacenamiento.
- Los ambientes destinados a almacenamiento deben estar debidamente identificados y debe tomarse precauciones para impedir que personas no autorizadas ingresen en las áreas de almacenamiento.
Área de cuarentena: debe identificarse claramente y su acceso debe ser restringido a personal autorizado. Cualquier sistema que reemplace a la cuarentena física debe proveer una seguridad equivalente.
Áreas de almacenamiento de materias primas y productos a granel: deben estar separadas de otras áreas, deben contar con el equipo necesario para su manejo adecuado y con las condiciones apropiadas. Se deben tomar medidas necesarias para evitar la contaminación cruzada.
Área para productos de baja, vencidos y devueltos, separadas y con acceso restringido.
Área de materiales altamente activos, materiales radioactivos, otros materiales peligrosos, sensibles, inflamables o explosivos, sólidos y líquidos combustibles y gases presurizados: deben almacenarse bajo condiciones de alta seguridad (condiciones especiales de temperatura y humedad), se deben identificar inmediatamente y almacenar de acuerdo a instrucciones escritas.
Área de embalaje y despacho: destinada a la preparación de los productos para su distribución.
Área administrativa: destinada a la preparación y archivo de los documentos.
Áreas accesorias tales como servicios sanitarios, vestidores y comedor: deben ubicarse fuera del área de almacenamiento.
c. Equipos y materiales
El almacén debe contar con estantes, que guarden una distancia adecuada entre ellos y separados de la pared para facilitar el manejo de los productos. Evitar que el producto este en piso.
Se debe contar con termómetros e hidrómetros de acuerdo a las características de los productos a almacenarse.
Se debe contar con extintores e implementos exigidos en las normas de seguridad industrial, ubicados en lugares de fácil acceso y según corresponda.
Se debe contar con botiquines de primeros auxilios, ubicados en lugares adecuados y accesibles.
El almacén debe contar con los materiales de limpieza necesarios.
Los materiales deben almacenarse con rotación adecuada de manera que las existencias más antiguas se usen primero.
Se puede realizar la clasificación de los productos para su almacenamiento, teniendo en cuenta la clase de productos, orden alfabético.
- Fluido: Sistema por el cual el almacén es dividido en varias zonas a las que se les asigna un código informático, por lo que diferentes lotes de un ítem particular pueden guardarse en lugares distintos.
d. Documentación.
La documentación es una parte fundamental de las Buenas Prácticas de Almacenamiento. Tiene por objeto definir las especificaciones de todos los materiales y métodos de almacenamiento e inspección; asegurar que todo el personal involucrado en el almacenamiento sepa lo que tiene que hacer y cuándo hacerlo; asegurar que todas las personas autorizadas posean toda la información necesaria para la toma de decisiones; y proporcionar a la auditoria los medios necesarios para investigar la historia de un lote sospechoso de tener algún defecto. El diseño y la utilización de un documento dependen de cada institución.
Todos los documentos deben ser diseñados, revisados, distribuidos y controlados cuidadosamente.
Los documentos deber ser aprobados, firmados y fechados por las personas autorizadas. Ningún documento debe modificarse sin autorización.
El contenido de los documentos debe estar libre de expresiones ambiguas: deben expresarse claramente el título, la naturaleza y el propósito. Deben redactarse en forma ordenada y deben ser fáciles de verificar. Las copias de los mismos deben ser claras y legibles. Los documentos de trabajo reproducidos a partir de los originales no deben contener errores originados en el proceso de reproducción.
Los documentos deben revisarse regularmente y mantenerse actualizados
Cuando en un documento deban registrarse datos, estos deben ser claros, legibles e indelebles. Debe haber suficiente espacio para el ingreso de todos los datos solicitados.
Debe mantenerse un registro de todas las acciones efectuadas o contempladas de tal forma que se pueda tomar conocimiento de todas las actividades importantes relacionadas con el almacenamiento de productos. Todos los registros y procedimientos se deben mantener por un año, como mínimo, después de la fecha de vencimiento del producto terminado.
Está permitido registrar datos por medio de sistemas electrónicos de procesamiento de datos, o bien por sistemas fotográficos u otros medios confiables.
Si la documentación se maneja a través de métodos de procesamiento de datos, sólo las personas autorizadas podrán ingresar nuevos datos en la computadora o modificar los existentes, se debe mantener un registro de las modificaciones y supresiones; para el acceso al sistema debe establecerse un código u otro medio de restringirlo, y el ingreso de datos importantes debe verificarse independientemente.
Los registros archivados electrónicamente deben ser protegidos mediante una grabación de reserva en cinta magnética, microfilm, impresos u otros medios. Es especialmente importante que, durante el periodo de retención, pueda disponerse fácilmente de los datos pertinentes.
Los siguientes documentos deben ser conocidos y accesibles al personal involucrado en el sistema de almacenamiento:
- Manual de organización y funciones
- Procedimientos específicos sobre: recepción, almacenamiento, distribución, medidas sanitarias tales como procedimientos de limpieza detallando frecuencia y método, reclamos, devoluciones, retiro de productos del mercado, baja y vencidos, política de inventarios, auto inspecciones, capacitación y otros.
Deben archivarse todos los documentos generados referentes a: compras, recepciones, procedimientos, registros y controles, despachos de productos y otros.
Instrucciones escritas y registros
- Los procedimientos, instrucciones y registros que documentan las actividades de las áreas de almacenamiento deben estar siempre disponibles. Deben describir adecuadamente los procedimientos de almacenamiento, definir la ruta de los materiales y la información del retiro del mercado de un producto requerido.
- Debe existir información escrita para cada producto o material almacenado indicando las condiciones recomendadas de almacenamiento, cualquier tipo de precauciones para ser observadas y fechas de re-análisis.
Etiquetado y recipientes
- Las etiquetas colocadas en los recipientes, equipos o instalaciones deben ser claras, inequívoca y preparadas de conformidad con el formato establecido por la compañía.
- Se debe utilizar etiquetas de colores, además de palabras, para indicar la condición en que se encuentra el producto.
Recepción de materiales entrantes
- En la recepción de los productos, se debe verificar los documentos presentados por el proveedor que acompañan al producto
- Nombre del producto
- Concentración
- Fabricante
- Presentación
- Cantidad solicitada
- Copia del certificado de control de calidad
Otros documentos e información establecida en la orden de compra o requerimiento
- La recepción de cada lote será certificada mediante un documento o comprobante, de acuerdo a un formato previamente establecido, el mismo que debe incluir por lo menos la siguiente información, según corresponda:
Nombre del producto
Forma de presentación
Nombre del fabricante
Nombre del proveedor
Cantidad recibida
Fecha de recepción
Certificado de control de calidad con el número de lote y fecha de vencimiento
- Cada empaque o recipiente debe inspeccionarse y registrarse cuidadosamente por posible contaminación, alteración y daño, estos deben limpiarse y si fuera necesario aislar para una investigación adicional.
- Al momento de la recepción, se verificará la cantidad recibida y se realizará una inspección de las características externas del producto. La inspección incluirá la revisión de:
Embalaje
Envases
Rotulados
Contenido de acuerdo a lo establecido en el punto
- En el embalaje se debe revisar:
Que no demuestre signos de deterioro del producto
Que no se encuentre abierto
- En el envase secundario se debe revisar:
Que la identificación corresponda al producto
Que el envase esté limpio, no arrugado, quebrado o húmedo que indique el deterioro del producto.
Que no se encuentre abierto
- En el envase primario se debe revisar:
Que no se observen manchas o cuerpos extraños.
Que el cierre o sello sea seguro o cuando lleve la banda de seguridad, ésta se encuentre intacta.
Que no se encuentren deformadas.
Que corresponda a los requerimientos del producto en caso de condiciones especiales.
- En los productos farmacéuticos, siempre que no exista riesgo de alteración de los mismos, el personal calificado debe revisar:
Líquidos no estériles (jarabes, elixires, suspensiones, emulsiones, soluciones)
Líquidos estériles (inyectable de pequeño volumen, de gran volumen, oftálmicos, según corresponda)
Sólidos no estériles (comprimidos, polvos, gránulos, grageas, comprimidos vaginales, cápsulas)
Sólidos estériles (polvos y liofilizados para aplicación inyectable)
- En los productos afines a los productos farmacéuticos, siempre que el tipo
Muestreo de envase lo permita y no altere su contenido, se debe revisar la homogeneidad, presencia de cuerpos extraños, cambio de color, roturas, rajaduras o cualquier otro signo que represente una alteración del mismo.
- Los muestreos, según corresponda, deben realizarse únicamente por el personal calificado estrictamente, de acuerdo a instrucciones escritas de muestreo. Los muestreos deben ser representativos del lote.
- Seguido al muestreo de mercadería, ésta debe experimentar un período de cuarentena.
- Los materiales deben permanecer en la condición de cuarentena hasta que se obtenga por escrito un rechazo o liberación del mismo.
- Deben tomarse las medidas necesarias para que los materiales rechazados no puedan utilizarse. Estos materiales deben almacenarse separadamente de otros materiales que están en espera de su destrucción o de su devolución al proveedor de acuerdo a lo establecido.
Control y rotación de stock
- Los registros de existencias (manuales o computarizados) deben mantenerse de manera comprensiva, documentada y revisada periódicamente mostrando todos los recibos y materiales de partida de acuerdo a un sistema específico que consigne el número de lote y fecha de vencimiento de los productos y debe verificarse periódicamente esta información, según política de la empresa.
- Se debe establecer el control de existencias a través de inventarios periódicos de los mismos, el que será de utilidad para:
Verificar el registro de existencias
Identificar la existencia de excedentes
Verificar la existencia de pérdidas
Controlar la fecha de vencimiento de los productos
Verificar condiciones de almacenamiento y estado de conservación
Planificar futuras adquisiciones
- La conciliación periódica de existencias debe hacerse comparando la cantidad real (actual) y la cantidad registrada. La no conciliación de los datos debe ser investigada por la empresa.
- Los materiales utilizados deben ser descartados para impedir que haya falsificación o contaminación.
Control de materiales vencidos y fuera de uso
- Todas las existencias de materiales fuera de uso deben verificarse regularmente y tomarse todas las precauciones necesarias para impedir el uso de estos materiales vencidos y su posterior destrucción, según procedimiento escrito.
e. Productos devueltos
Los productos devueltos deben manejarse de acuerdo a los procedimientos aprobados para tal fin y mantener sus registros.
Las mercaderías devueltas deben ponerse en cuarentena y únicamente ser retornadas a las existencias utilizables bajo la aprobación de un profesional, quien hará una nueva evaluación de la calidad de la mercadería y motivo de la devolución, según corresponda.
Cualquier mercadería devuelta debe ser identificada y registrada en los registros correspondientes de existencias.
f. Retiro del mercado
Deben existir procedimientos escritos para el retiro del mercado en forma rápida y efectiva de un producto cuando éste tenga un defecto o exista sospecha de ello.
Debe designarse a una persona como responsable de la ejecución y coordinación de las órdenes de retiro de un producto, que tenga a disposición el personal suficiente para realizar el retiro con la debida celeridad.
Los procedimientos para el retiro y devolución de productos deben ser revisados y actualizados periódicamente.
Se debe contar con registros de la distribución, los cuales deben consignar información suficiente para la recuperación del producto observado, a nivel de clientes mayoristas y minoristas.
Se debe contar con instrucciones escritas que establezcan que los productos sujetos de retiro o devoluciones según corresponda, se almacenen en un lugar seguro y separado, hasta que se determine su destino final.
Debe registrarse el desarrollo del proceso de retiro y redactarse un informe sobre el mismo, como también conciliarse los datos relacionados con las cantidades de productos distribuidos y retirados.
Se debe notificar inmediatamente a la autoridad de salud el retiro de un producto del mercado por un defecto real o sospecha de ello.
g. Despacho y transporte
El despacho de productos debe realizarse en forma tal que evite toda confusión y contaminación cruzada, debiendo efectuarse las siguientes verificaciones:
Origen y validez del pedido
Que el etiquetado no sea fácilmente desprendible
Que se identifiquen los lotes que van a cada destinatario
Se eviten derrames, rupturas o robos
Estén seguros y no sujetos a grados inaceptables de calor, frío, luz, humedad u otra influencia adversa, ni al ataque de microorganismos, insectos, etc.
Si requieren almacenamiento a temperatura controlada, sean transportados por medios especializados, apropiados, para no romper la cadena de frío.
Debe establecerse procedimientos de despacho dependiendo de la naturaleza de los materiales y productos y debe tomarse en cuenta las precauciones especiales.
Todos los registros del pedido deben ser fácilmente accesibles y disponibles.
h. Reclamos
Deben existir mecanismos que faciliten la presentación de reclamos y devoluciones de parte de los usuarios; así como de procedimientos escritos para su atención y manejo oportuno, que permitan asumir acciones correctivas inmediatas. El procedimiento interno señalará las responsabilidades y medidas a adoptarse.
Se debe comprobar si el defecto, objeto del reclamo, compromete a otros lotes o a otros productos. El procedimiento escrito debe describir las medidas que deben adoptarse, incluyendo las posibilidades de que un producto sea retirado.
Cada reclamo debe ser registrado para permitir realizar un análisis estadístico; en donde figure:
La naturaleza del reclamo
Los resultados de la investigación efectuada
Las medidas adoptadas (correctivas y preventivas)
Los registros de reclamo se revisarán periódicamente para determinar si se repite algún problema específico que merezca especial atención y que tal vez justifique su notificación a la autoridad de salud o que el producto se retire del mercado.
2.2.3. Descripción de las 5s
Las “5S”, originado en Japón, es una herramienta que desarrolla una nueva manera de realizar las tareas en una organización.
Se le nombra 5S porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienzan por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar limpio y seguro donde trabajar.
Estos nombres son:
| Numero | Clasificar | |
|---|---|---|
| 1 | Seiri | Clasificar |
| 2 | Seiton | Ordenar |
| 3 | Seiso | Limpieza |
| 4 | Seiketsu | Estandarización |
| 5 | Shitsuke | Disciplina |
Nueva herramienta se puede aplicar en cualquier tipo de organización, ya sea industrial o de servicios, que desee iniciar el camino de la mejora continua.
Seiri – Clasificación
Seiri o Clasificar significa eliminar a aquellos productos innecesarios.
Se incluyen por ejemplo: herramientas, maquinaria, productos con defecto, papeles, documentos, utensilios, repuestos, entre otros.
Seiton - Organizar
Para poder estandarizar es necesario organizar, es decir, definir los lugares de ubicación de los diferentes elementos que se utilizan en el puesto de trabajo.
La organización es el proceso de arreglar u ordenar, que consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
Seiso – Limpieza
En esta fase se procede a limpiar todo el puesto de trabajo, máquinas, utensilios, así como el suelo, las paredes y todo el entorno de trabajo.
Seiketsu - Estandarizar
El Seiketsu o estandarización pretende mantener el estado de limpieza y organización alcanzado con la aplicación de las primeras tres “S”, el Seiketsu solo se obtiene cuando se trabajan continuamente los tres principios anteriores; implica elaborar estándares de limpieza y de inspección para realizar acciones de autocontrol permanente.
Shitsuke - Disciplina
El cumplimiento de las normas y procedimientos ya adoptados se podrá disfrutar de los beneficios que ellos brindan.
Las cuatro "S" anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la disciplina. Su aplicación nos garantiza que la seguridad será permanente.
Para más información de 5s clic aquí
2.2.4. Análisis económico - financiero
2.2.4.1. Análisis financiero
El análisis financiero o patrimonial se dedica a estudiar la posición financiera de la empresa. Para poder profundizar en el análisis financiero es necesario conocer los siguientes conceptos:
Liquidez. Capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas y obligaciones a corto plazo en el cual se calcula con las siguientes ecuaciones.
Solvencia. Capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones y deudas en general a medida que vayan venciendo (tanto a corto como a largo plazo).
Estructura del pasivo y endeudamiento. Composición de la financiación entre los distintos tipos de recursos.
Estructura del activo.
2.2.4.2. Análisis económico
El análisis económico se trata de investigar la realidad de la empresa como unidad económica, en el sentido de estudiar su potencialidad, sus beneficios y su rentabilidad tanto actual como futura.
Es decir, analiza la empresa como negocio y su capacidad para generar beneficios y ser rentable a lo largo de los años.
El análisis económico se centra en la calidad del negocio de la empresa.
La Cuenta de Pérdidas y ganancias.
La cuenta de pérdidas y ganancias es la encargada de reflejar el resultado del ejercicio de una empresa. La cuenta de pérdidas y ganancias muestra los ingresos y gastos que corresponden a un período concreto, determinando por tanto el beneficio conseguido por la unidad económica en ese período, normalmente el ejercicio económico.
• Resultados de explotación.
• Resultados financieros.
• Resultados extraordinarios.
• Beneficio (o pérdida) antes de impuestos.
2.2.5. Evaluación de proyecto
Evaluación de proyecto tiene como finalidad mostrar cuan atractiva es la inversión para llevar a cabo la aplicación del proyecto.
